(本文初次撰寫於2025/08/02)
延續上次提到的OCR能力，AI可以將輸入的圖像做快速的分析，並將內容作整理，而有時候如果剛好我們要產生報表時，無論資訊是圖像化的內容或是文字，都可以透過指令，讓AI幫你整理成結構化的表格。
比如我們今天想要了解一個工作需要進行什麼樣子的業務，我以社群小編當作例子，下一個指令：
‘‘請幫我搜尋一個正職的社群小編，基本上應該要做的工作內容，請你分成每日、每周、每月，並標註固定工作與臨時工作的方式做整理’’
下略，大概還有4-5倍的條列文字
這時候AI就會給我們一大串文字內容，通常如果沒有特別要求的話，有可能會是條列式的方式作呈現，不過有時候條列式的內容比較不易讀，所以我們可以委託AI將它產生的內容做為轉化，變成表格化的呈現方式，多了一點視覺上的易讀性。
‘‘可以幫我將上述內容整理成一個EXCEL表格，有個視覺化的呈現’’
不出1分鐘，一個試算表就生成了，AI還幫我們將內容做個整理，依照工作範疇、頻率以及任務作分類，超級方便！至少一個初版的工作內容就完成了，後續我們也可以再依需求作優化。就這個約5分鐘的過程，別的不說，光是打字就省了多少時間，將資訊分類以及思考內容又節省了多少時間。
這份內容就可以給社群小編做參考，此外對於主管，也可以再轉化成工作檢核或是績效評估的報表。
用於績效評估的話，能否轉化這份檔案成給主管檢視小編工作的檢核表，最好易於使用，如此，一份建議的工作職務內容及檢核初版就完成了。
而這只是我隨便舉出的一個例子，還有各式各樣可以延伸應用的層面等著有需要的你進行發想，善用AI生成試算表的功能，一定可以減少許多工作上的時間。
