前陣子協助太太處理一項行政工作，內容雖然單純但非常繁瑣，我覺得這個案例很適合分享給需要處理大量文書作業的行政朋友，作為點子。
太太當時拿到一份舊版的準考證 Word 檔案，以及一份包含 100 多位考生姓名與編號的 CSV 新資料。以往的流程是人工一筆一筆將新資料複製、貼上到 Word 檔案中。我聽完後建議她嘗試使用 AI 輔助，因為目前的 AI 在資料格式轉換上的表現已經相當成熟。
選擇合適的工具：Gemini 、GPT等等工具都可以
雖然目前AI Agent當道，但平時太太較少接觸 AI 相關的工具，我選擇還是讓她慢慢接觸，就直接使用介面相對熟悉的 Gemini 網頁版。
因為有訂閱 Google 的方案，可以分享給家庭成員使用。Pro的訂閱相對來說可以使用的額度還有模型可能會聰明一點(有無訂閱，額度是一定有差，聰不聰明我沒有實測過。)。
實作流程與提示詞
**以下的內容都是虛構的假資料
整個處理過程包含模型思考與交付結果的微調，大約在 10 分鐘內就完成了。剩下的時間則是用來進行最後的人工校對。
我將「舊版 Word 範本」與「新版 CSV 名冊」同時上傳給 AI，並使用了簡單直白的提示詞：
> 「幫我將 115 年報名清冊 (CSV 檔) 的姓名與準考證號碼資訊，轉化成舊的 Word 準考證檔案格式。請產生一份新的檔案給我，格式需與 114 年的舊檔案相符。」
成果與人工校對
模型接收指令後，會自動分析舊檔案的排版結構（例如一頁有幾張準考證、字體大小、行距等），並對應新名冊的資料進行填入。(如上圖將新資料依同樣格式產出新的檔案)
雖然 AI 處理速度很快，但最後的人工校對依然不可省略。當下檢查了以下項目：
* 每頁的小卡數量是否正確。
* 字體與換行是否跑版。
* 最重要的準考證號碼與姓名是否一一對應。
如果有發現格式錯誤或內容有誤的部分，一定要再進行驗證，我們當下與AI來回了兩次(表格微調問題)，他才完整地將我們的需求達到，成功達成目標。
**請注意，依照不同的檔案內容及類別，一定要進行結果的再確認，工作能否讓AI介入也要清楚組織規範，我們人類要做的就是最後的把關及負責唷！
成果其實是讓人覺得驚喜的，對於相對比較少使用 AI 工具的人來說，這種簡單但是重複性高數量又多的資料轉換其實可以節省人員很多的時間。
結語：用想像力解放重複勞動
這類重複性的行政消耗，對個人能力的提升幫助有限，卻佔據大量時間。透過這次機會，我也讓太太體驗 AI 的實用性，引導她在未來遇到類似工作時，能先思考是否有更有效率的處理方式，逐步改變認知才能改變未來的思考方式。
因為對工具的不熟悉，可能目前還很多人將 AI 當成搜尋引擎使用，但其實只要多一點想像力，無論任務大小，都可以試著詢問 AI。透過持續的互動與嘗試，我們才能真正熟悉工具的邊界，並將時間花在更有價值的事情上。
